Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Geltungsbereich der Erklärung

Verantwortlicher für die im Kontaktformular angegebenen personenbezogenen Daten ist KMLCode sp. z o.o. Die Daten werden in dem Umfang verarbeitet, der für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes und – nach Einwilligung des Benutzers – die Weiterleitung der Anfrage an FP KLIMA erforderlich ist.

FP KLIMA erhält die Anfrage als Unternehmen, das den Kunden wegen der Installation, der Angebotserstellung oder der Wartung einer Klimaanlage kontaktieren soll. Nach Erhalt der Daten kann FP KLIMA für die weitere Kontaktaufnahme und die Umsetzung der mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen als eigenständiger Verantwortlicher handeln.

Welche Daten verarbeitet werden können

Das Kontaktformular erfasst den Vor- und Nachnamen oder nur den Vornamen, eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, optional die Installationsadresse sowie optional eine kurze Nachricht. Das System speichert außerdem Angaben, die zur Dokumentation der Einwilligung, zur Identifizierung der Anfrage, zum Versanddatum, zur Quellseite des Formulars und zum Bearbeitungsstatus der Nachricht erforderlich sind.

Ein separates KMLCode-Supportformular ist unter /support verfügbar und erfasst die Kategorie der Meldung, eine Nachricht mit 1 bis 1000 Zeichen, optional eine E-Mail-Adresse für die Antwort sowie optional ein Bild. Das Bild wird serverseitig als Rasterbild dekodiert, von Metadaten befreit, verkleinert und ausschließlich als stark komprimierte WebP-Datei gespeichert; Original, Dateiname und der vom Browser angegebene Dateityp werden nicht aufbewahrt.

Zum Schutz der Website, zur Spamabwehr und zur Diagnose ihres Betriebs können grundlegende technische Anfragedaten verarbeitet werden, etwa IP-Adresse, Browsertyp, Adresse der besuchten Unterseite, Antwortzeit und Antwortcode des Servers. Für den öffentlichen Bereich des Dienstes müssen weder ein Benutzerkonto angelegt noch Zahlungsdaten angegeben werden.

Die Website kann sogenannte Silent Leads erfassen, also Signale für ein Interesse an einer Kontaktaufnahme oder einem Angebot, etwa den Klick auf eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse, eine Schaltfläche zum Formular oder einen Social-Media-Link sowie den Beginn oder das Absenden eines Formulars. Bei einem solchen Ereignis können gespeichert werden: der strikt zugelassene Ereignistyp und die CTA-Position, ein maskierter Unterseitenpfad ohne Query-String und Fragment, das kanonische technische Linkziel, ein begrenzter Formularstatuscode, Datum und Uhrzeit, vorübergehend die IP-Adresse sowie deren Hash und Präfix, der Hash einer Gerätekennung aus einem technischen Cookie, der User-Agent und ein sicherer Referrer (bei einer eigenen Seite nur der Pfad, bei einer externen Seite nur der Hostname). In Silent Leads speichern wir weder Inhalte von Formularfeldern noch Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Nachricht oder Namen beziehungsweise Inhalte von Dateien.

Ein Silent Lead wird ausschließlich an einen eigenen Endpunkt von FP KLIMA gesendet. Der Dienst verfügt derzeit über keinen Mechanismus für eine ausdrückliche Einwilligung in Analysen; deshalb werden diese Ereignisse weder in dataLayer, gtag noch in ein anderes externes Analysesystem kopiert. Eine solche Integration darf erst nach Einführung einer freiwilligen Opt-in-Einwilligung aktiviert werden; die First-Party-Erfassung bleibt davon unberührt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Entgegennahme einer Anfrage und Ermöglichung der Kontaktaufnahme rund um Klimaanlagen,
Weitergabe der Anfrage an FP KLIMA auf Grundlage der Einwilligung des Benutzers,
Bearbeitung der Korrespondenz, von Bestätigungen und des technischen Zustellstatus der Nachricht,
Schutz des Formulars vor Spam, Missbrauch und einer übermäßigen Anzahl von Anfragen,
Bearbeitung von Fehlermeldungen und allgemeinen Nachrichten an KMLCode,
Messung der Wirksamkeit kontaktbezogener Schaltflächen und Erkennung noch nicht abgesendeter Kontaktabsichten,
Aufrechterhaltung der Sicherheit der Website, Fehlerdiagnose und technische Zugriffsstatistik,
gegebenenfalls Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Als Rechtsgrundlagen der Verarbeitung kommen die Einwilligung des Benutzers, die Erforderlichkeit von Maßnahmen auf Wunsch der Person, die die Anfrage sendet, das berechtigte Interesse an der Absicherung des Dienstes sowie gesetzliche Pflichten in Betracht.

Datenempfänger

Formulardaten können FP KLIMA zur Verfügung gestellt werden, damit das Unternehmen die an Installation oder Wartung einer Klimaanlage interessierte Person kontaktieren kann. Zugriff auf die Daten können außerdem befugte Personen, die Anfragen bearbeiten, sowie Anbieter von technischer Infrastruktur, Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Diensten erhalten – ausschließlich in dem Umfang, der für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist.

Die Daten werden nicht an Dritte verkauft und nicht für eine automatische Newsletter-Anmeldung verwendet. Social-Media-Links führen zu externen Diensten, die nach ihren eigenen Datenschutzregeln arbeiten.

Zur Anreicherung der IP-Adresse mit einem ungefähren Standort kann der Dienst IPInfo verwendet werden. Die unveränderte IP-Adresse wird ausschließlich über einen gemeinsamen, verzögerten Batch-Prozess mit Abruflimits und lokalem Cache an IPInfo übermittelt; im Moment des Klicks erfolgt keine Anfrage an IPInfo. Die unveränderte Adresse wird nur bis zur erfolgreichen Anreicherung oder bis zum Abschluss der Versuche gespeichert; bei einem angereicherten, fehlgeschlagenen oder übersprungenen Status wird sie gelöscht. Auch das Deaktivieren der Silent-Lead-Erfassung oder des Anbieters beendet ausstehende Versuche und löscht die unveränderte Adresse. Im Dienst speichern wir das für die administrative Ansicht erforderliche Ergebnis, insbesondere das Land und, sofern der Dienst diese Angaben liefert, auch Stadt, Region, Zeitzone oder Netzbetreiber. Ereignisse von Bots, auf administrativen Routen und von erkannten Administratorgeräten werden vor der Speicherung übersprungen und nicht angereichert.

Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Formulardaten nur so lange auf, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage, zur Bestätigung der ordnungsgemäßen Nachrichtenübermittlung und zur Absicherung möglicher Ansprüche erforderlich ist. Sobald die weitere Aufbewahrung nicht mehr gerechtfertigt ist, werden die Anfragen gelöscht oder anonymisiert.

Technische Daten zur Sicherheit und zum ordnungsgemäßen Betrieb der Website werden nur für einen begrenzten Zeitraum und ausschließlich in dem Umfang aufbewahrt, der zum Schutz des Dienstes, zur Fehlerdiagnose und für grundlegende technische Statistiken erforderlich ist. Einzelheiten der Konfiguration oder Sicherheitsmaßnahmen veröffentlichen wir nicht, um die Sicherheit der Anwendung nicht zu schwächen.

Silent Leads werden höchstens 180 Tage gespeichert und danach automatisch aus der Datenbank gelöscht. Die Anwendung nimmt keine neuen Einträge an, wenn sie den diese Aufbewahrungsfrist durchsetzenden Index nicht erstellen und bestätigen kann. Hashwerte zur Identifizierung erkannter Administratorgeräte werden automatisch 365 Tage nach der letzten Administratoranmeldung gelöscht; der Zustand beider Aufbewahrungsindizes ist Voraussetzung für die Speicherbereitschaft.

KMLCode-Supportnachrichten werden spätestens nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Sobald eine Nachricht als archiviert markiert wird, verkürzt sich ihre Aufbewahrungsfrist auf höchstens 30 Tage. Die Speicherung wird gesperrt, wenn die Anwendung den exakten Aufbewahrungsindex nicht bestätigen kann.

Rechte der betroffenen Person

Die betroffene Person kann Auskunft über ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie den Widerruf der Einwilligung verlangen, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Bei Fragen zum Datenschutz können die im Seitenfuß angegebenen Kontaktdaten verwendet werden. Die betroffene Person hat außerdem das Recht, beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten Beschwerde einzulegen.

Cookies, lokale Speicherung und Sicherheit

Der Dienst setzt das erforderliche Cookie für die Sprachpräferenz fpklima_locale, das ausschließlich den Code der ausgewählten Sprache enthält. Es dient nur dazu, diese Präferenz zu speichern, und ändert nicht die Sprache einer indexierbaren URL; auf öffentlichen Unterseiten bleibt die in der Adresse angegebene Sprachversion maßgeblich. Das Cookie kann bis zu 365 Tage gespeichert werden und wird nicht für Marketingprofile verwendet. Der Dienst verwendet außerdem ein gesichertes Cookie mit einer Gerätekennung, um Administratorgeräte aus der öffentlichen Analyse auszuschließen und grundlegende technische Ereignisse miteinander zu verknüpfen; in der Datenbank wird ausschließlich der Hashwert der Kennung gespeichert. Anbieter externer Dienste, zu denen Social-Media-Links führen, können ihre eigenen Technologien einsetzen.

Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, die der Art des Dienstes angemessen sind, darunter Zugriffsbeschränkungen, Formularvalidierung, Missbrauchsfilterung und die Überwachung des ordnungsgemäßen Betriebs. Einzelheiten zu Sicherheitsmaßnahmen, Serverkonfiguration und administrativen Werkzeugen werden nicht öffentlich offengelegt.