Polityka prywatności

Administrator i zakres polityki

Administratorem danych osobowych podanych w formularzu kontaktowym jest KMLCode sp. z o.o. Dane są przetwarzane w zakresie potrzebnym do działania strony, obsługi zgłoszeń, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz przekazania zapytania do FP KLIMA po uzyskaniu zgody użytkownika.

FP KLIMA otrzymuje zgłoszenie jako podmiot, który ma skontaktować się z klientem w sprawie montażu, przygotowania oferty lub serwisu klimatyzacji. Po otrzymaniu danych FP KLIMA może działać jako odrębny administrator w zakresie dalszego kontaktu i realizacji ustaleń z klientem.

Jakie dane mogą być przetwarzane

Formularz kontaktowy obejmuje imię i nazwisko albo imię, telefon lub adres e-mail, opcjonalny adres montażu oraz opcjonalną krótką wiadomość. System zapisuje także informacje potrzebne do udokumentowania zgody, identyfikacji zgłoszenia, daty wysyłki, źródłowej strony formularza i statusu obsługi wiadomości.

Oddzielny formularz wsparcia KMLCode pod adresem /support przyjmuje kategorię zgłoszenia, wiadomość od 1 do 1000 znaków, opcjonalny adres e-mail do odpowiedzi i opcjonalny obraz. Obraz jest po stronie serwera dekodowany, pozbawiany metadanych, zmniejszany i zapisywany wyłącznie jako mocno skompresowany WebP; oryginał, nazwa pliku i typ podany przez przeglądarkę nie są przechowywane.

Po prawidłowym przesłaniu zgłoszenia, które nie uruchomiło pola-pułapki (honeypot), zapisujemy je do obsługi. Zgłoszenie ocenione przez automatyczny filtr jako obarczone wysokim ryzykiem spamu otrzymuje oznaczenie „FLAGGED” i trafia do ręcznej weryfikacji administratora zamiast automatycznego odrzucenia. Obowiązują je te same okresy retencji co pozostałe wiadomości wsparcia. Publiczna, ogólna odpowiedź HTTP 202 nie ujawnia wyniku klasyfikacji, natomiast zgłoszenie uruchamiające honeypot nie jest zapisywane.

Dla bezpieczeństwa, ochrony przed spamem i diagnostyki działania strony mogą być przetwarzane podstawowe dane techniczne żądania, takie jak adres IP, typ przeglądarki, adres odwiedzanej podstrony, czas odpowiedzi i kod odpowiedzi serwera. Publiczna część serwisu nie wymaga zakładania konta użytkownika ani podawania danych płatniczych.

Strona może zapisywać tzw. silent leady, czyli sygnały zainteresowania kontaktem lub ofertą, na przykład kliknięcie numeru telefonu, adresu e-mail, przycisku przejścia do formularza, linku społecznościowego albo rozpoczęcie lub wysłanie formularza. Przy takim zdarzeniu zapisywane mogą być: ściśle dozwolony typ zdarzenia i miejsce CTA, zamaskowana ścieżka podstrony bez query string i fragmentu, kanoniczny techniczny cel linku, ograniczony kod stanu formularza, data i godzina, tymczasowo adres IP oraz jego skrót i prefiks, skrót identyfikatora urządzenia z technicznego cookie, user-agent oraz bezpieczny referrer (dla własnej strony tylko ścieżka, a dla strony zewnętrznej tylko nazwa hosta). Nie zapisujemy w silent leadach treści pól formularza, imienia, e-maila, telefonu, adresu, wiadomości ani nazw lub zawartości plików.

Silent lead jest wysyłany wyłącznie do własnego endpointu FP KLIMA. Serwis nie ma obecnie mechanizmu jawnej zgody na analitykę, dlatego tych zdarzeń nie kopiujemy do dataLayer, gtag ani do innego zewnętrznego systemu analitycznego. Taka integracja może zostać uruchomiona dopiero po wdrożeniu dobrowolnej zgody opt-in, bez wpływu na działanie zapisu first-party.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane są przetwarzane w następujących celach:

• przyjęcie zgłoszenia i umożliwienie kontaktu w sprawie klimatyzacji,
• przekazanie zgłoszenia do FP KLIMA na podstawie zgody użytkownika,
• obsługa korespondencji, potwierdzeń i technicznego statusu wysyłki wiadomości,
• ochrona formularza przed spamem, nadużyciami i nadmierną liczbą zapytań,
• obsługa zgłoszeń błędów i ogólnych wiadomości kierowanych do KMLCode,
• pomiar skuteczności kontaktowych przycisków i identyfikacja niewysłanych jeszcze intencji kontaktu,
• utrzymanie bezpieczeństwa strony, diagnostyka błędów i statystyka techniczna ruchu,
• ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być zgoda użytkownika, konieczność podjęcia działań na żądanie osoby wysyłającej zapytanie, prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu serwisu oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Odbiorcy danych

Dane z formularza mogą zostać udostępnione FP KLIMA w celu kontaktu z osobą zainteresowaną montażem lub serwisem klimatyzacji. Dostęp do danych mogą mieć także upoważnione osoby obsługujące zgłoszenia oraz dostawcy infrastruktury technicznej, hostingu, bazy danych i poczty elektronicznej, wyłącznie w zakresie koniecznym do działania serwisu.

Dane nie są sprzedawane zewnętrznym podmiotom i nie są wykorzystywane do automatycznego zapisu do newslettera. Linki do mediów społecznościowych prowadzą do zewnętrznych serwisów, które działają na podstawie własnych zasad prywatności.

Do wzbogacenia adresu IP o przybliżoną lokalizację może być używana usługa IPInfo. Surowy adres IP jest przekazywany do IPInfo wyłącznie przez wspólny, opóźniony proces wsadowy z limitami liczby wywołań i lokalnym cache; nie wykonujemy zapytania do IPInfo w chwili kliknięcia. Surowy adres jest przechowywany tylko do czasu skutecznego wzbogacenia albo zakończenia prób; po statusie wzbogaconym, nieudanym lub pominiętym jest usuwany. Wyłączenie zbierania silent leadów albo dostawcy również kończy oczekujące próby i usuwa surowy adres. W serwisie zapisujemy wynik potrzebny do podglądu administracyjnego, w szczególności kraj, a jeśli usługa zwróci takie dane także miasto, region, strefę czasową lub operatora. Zdarzenia botów, tras administracyjnych i rozpoznanych urządzeń administratora są pomijane przed zapisem i nie trafiają do wzbogacania.

Okres przechowywania

Dane z formularza przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi zgłoszenia, potwierdzenia poprawnego przekazania wiadomości oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Gdy dalsze przechowywanie nie jest już uzasadnione, zgłoszenia są usuwane albo anonimizowane.

Dane techniczne związane z bezpieczeństwem i poprawnym działaniem strony są przechowywane przez ograniczony czas, wyłącznie w zakresie potrzebnym do ochrony serwisu, diagnostyki błędów i podstawowej statystyki technicznej. Nie publikujemy szczegółów konfiguracji ani zabezpieczeń, aby nie osłabiać bezpieczeństwa aplikacji.

Silent leady są przechowywane nie dłużej niż 180 dni i po tym czasie usuwane automatycznie z bazy danych. Aplikacja nie przyjmuje nowych zapisów, jeżeli nie może utworzyć i potwierdzić indeksu realizującego tę retencję. Skróty identyfikujące rozpoznane urządzenia administratorów są usuwane automatycznie po 365 dniach od ostatniego logowania administratora; stan obu indeksów retencyjnych jest warunkiem gotowości zapisu.

Wiadomości do wsparcia KMLCode są usuwane automatycznie najpóźniej po 180 dniach. Po oznaczeniu wiadomości jako zarchiwizowanej jej termin retencji jest skracany do najwyżej 30 dni. Zapis jest blokowany, jeśli aplikacja nie może potwierdzić dokładnego indeksu retencji.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

W sprawach dotyczących prywatności można skorzystać z danych kontaktowych podanych w stopce strony. Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pliki cookies, local storage i bezpieczeństwo

Serwis zapisuje niezbędne cookie preferencji językowej fpklima_locale, które zawiera wyłącznie kod wybranego języka. Cookie służy tylko do zapamiętania tej preferencji; nie zmienia języka indeksowalnego adresu URL, ponieważ na publicznych podstronach źródłem prawdy pozostaje wersja językowa wskazana w adresie. Może być przechowywane do 365 dni i nie służy do profilowania marketingowego. Serwis korzysta także z zabezpieczonego cookie identyfikatora urządzenia, które pozwala wykluczyć urządzenia administratorów z publicznej analityki i łączyć podstawowe zdarzenia techniczne; w bazie używany jest wyłącznie jego skrót. Dostawcy zewnętrznych serwisów, do których prowadzą linki społecznościowe, mogą stosować własne technologie.

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru serwisu, w tym ograniczenia dostępu, walidację formularza, filtrowanie nadużyć i monitoring poprawności działania. Szczegóły zabezpieczeń, konfiguracji serwera i narzędzi administracyjnych nie są ujawniane publicznie.